Diante dos inúmeros desafios que fazem parte da rotina da Orientação Educacional, uma das grandes demandas que gera sobrecarga e exige extrema organização é o acompanhamento da frequência dos alunos e o preenchimento da FICAI – Ficha de Comunicação de Aluno Infrequente, conforme as orientações das Secretarias de Educação em parceria com os Conselhos Tutelares.
O processo de levantamento das faltas, busca ativa, contato com as famílias, registro das justificativas e organização das informações demanda tempo, atenção e cuidado. Em muitos momentos, essa atividade se torna uma dor na rotina do orientador, que já lida com múltiplas funções e atendimentos diários.
Pensando em reduzir esse impacto, otimizar o tempo e tornar a gestão desse processo mais eficiente, compartilho a prática que venho aplicando: a criação de um Formulário Online de Justificativas de Faltas. Uma ferramenta que responde à necessidade de tornar esse processo mais ágil, organizado, acessível e seguro, tanto para as famílias quanto para a escola.
Por meio dessa estratégia, o Orientador Educacional consegue coletar, organizar e acessar os dados em tempo real, facilitando o acompanhamento dos alunos, o registro formal das informações e o preenchimento correto da FICAI, garantindo, assim, a efetividade das ações de proteção ao direito à educação.
Orientações para o Orientador Educacional – Criação e Gestão do Formulário de Justificativas de Faltas
Pensando em otimizar o tempo, melhorar a organização e tornar mais eficiente o controle das justificativas de faltas e o preenchimento da FICAI, o Orientador Educacional pode criar um Formulário Online no Google Forms, acessível para todos os responsáveis da escola.
Essa ferramenta permite:
>>Reunir, de forma prática, as informações das justificativas de faltas.
>>Organizar automaticamente os dados em uma planilha online.
>>Facilitar o acompanhamento da frequência e o preenchimento correto da FICAI, conforme as normas da Secretaria de Educação.
Como Criar o Formulário – Passo a Passo para o Orientador
- Acesse o Google Forms:
- Vá até Google Forms.
- Clique em “+ em branco” para iniciar um novo formulário.
- Crie os Campos Obrigatórios:
- Nome completo do aluno(a)
- Turma (crie uma lista com todas as turmas da escola, de todos os turnos, para que as famílias possam selecionar corretamente)
- Data(s) da(s) falta(s)
- Nome completo do responsável
- Telefone para contato
- Motivo da falta (campo descritivo para o responsável informar o motivo)
- Anexar atestado ou documento (opcional – ativar a opção de upload de arquivo)
- Personalize e Organize:
- Insira a identificação da escola no título do formulário.
- Coloque uma mensagem clara no início, explicando que este é o canal oficial para justificar faltas escolares.
- Compartilhe com as Famílias:
- Gere o link no botão “Enviar” → Link.
- Divulgue para todos os turnos e turmas, nos grupos de WhatsApp, na agenda dos alunos, nos murais físicos ou redes da escola.
Como Usar as Respostas:
- Na aba “Respostas”, clique no ícone da planilha (Criar Planilha).
- Todos os dados preenchidos irão automaticamente para a planilha vinculada, organizada por:
>> Nome do aluno
>> Turma
>> Data(s) da(s) falta(s)
>> Motivo informado
>> Telefone do responsável
>> Comprovante (se houver) - Utilize os filtros da planilha para organizar por turma, período ou aluno.
- Essa planilha servirá como base para preencher a FICAI, registrar em ATA da orientação e acompanhar reincidências de faltas.
Benefícios Diretos:
>>Formulário único para todas as turmas e turnos.
>>Dados organizados em tempo real.
>>Facilidade para localizar informações e preencher a FICAI.
>>Agilidade na comunicação com as famílias.
>>Segurança e arquivamento digital dos registros.
Que possamos, como Orientadores Educacionais, transformar desafios em soluções inteligentes, tornando nossa prática mais leve, eficiente e significativa. Inovar não é apenas usar novas ferramentas, mas é também reinventar nosso jeito de cuidar, acompanhar e proteger o direito de aprender.
Organizar o tempo, facilitar os processos e fortalecer a parceria com as famílias é também um ato de cuidado e compromisso com uma educação de qualidade. Que essa experiência inspire você a construir caminhos mais simples, ágeis e humanizados, sem prescindir da responsabilidade que a FICAI exige, mas sim tornando sua gestão mais eficiente e conectada com as demandas do nosso tempo.

Um carinho Pedagógico para Orientadores Educacionais
Para acessar um conteúdo ainda mais completo, clique aqui e receba um presente, um carinho pedagógico desta Orientadora Educacional, que segue com os pés, os braços, as mãos e o coração inteiros na escola, vivendo e construindo, todos os dias, a realidade da Educação Infantil.
Sigamos inovando, siga transformando!